最近考えていたことのメモな記事になります。
特定の団体を非難するワケではありません。
例えば、バブルが弾けた後の証券業界の営業の例です。
株価低迷が何時まで続くかなんて、当時は見えなかったでしょうし、それでも営業さんは株券を販売せねばなりませんでした。
特に危険な経営状況の上場企業の株券なんかを。
ともかく販売せねば上から叩かれるばかり。
会社ぐるみで大口さんには損失補填を強いられていたようですし。
古い世代の人は銀行で働いているといえば、かなりの信頼性を持ったようです。
しかし、現状はメガバンククラスでも金利による儲けが望めず、計算力の乏しくなったお年寄りに危ない商品を販売しているようです。
行員さんにはノルマがあったりで、危険な商品でも販売せねば上から叩かれるばかり。
そんな仕事は自分に不向きですし、それでも仕事を続けられている人はある面偉いと思います。
しかし、そんな仕事にしがみ付いていたところでリストラは続くでしょうし、続けること自体リスキーではないか？と思っています。
他でもやって行ける能力があるなら、早めに転職した方が良いのでは？と。
何よりも、関わった人を不幸にするばかりで。
自分は昭和の終わり頃から半社会人でして、当時の仕事の進め方も経験しています。
IT化という言葉もまだ無かった時代で、電算化とか言われていました。
職場にはようやく日本語ワープロ専用機が導入された時期でした。
当時はパソコンがようやく普及され始めた時代でしたが高根の花で、一太郎やロータスが入り始めたのはかなり後だった記憶です。
要はアナログな帳簿管理とか文章管理の時代でした。
五年毎に古い文章は倉庫に移動とか、それでも年功序列な組織は退職者も少なく、各担当者の記憶を頼りに古い案件の引っ張り出しは問題ありませんでした。
各部門で十年選手何て何人も居ましたし、一人が一時的に欠けてもリカバリー出来る体制は整っていました。
大体は課長や主任が嘗て経験した業務でしたし、上司が上手くリカバリー出来て普通で。
なので、現代の組織であっても業務フローや体制が整っているのであれば、電算化やIT化は必ずしも必要と思っていません。
電話とFAXと紙とボールペンだけで何とかなるのかも知れません。電卓くらいはあった方が良いかもしれませんが。
IT化のメリットは、上記の高速化とか担当者に寄っての品質差を無くすとか、紙を減らしてスペース効率を上げるとか辺りでしょうか。
他にも、過去の案件を紐付けしたり、台帳の並び順を一瞬に変えて別の視点から物事を判断したりとかのメリットはありそうです。
これは人間業では不可能な芸当で。
そんな前置きで、困った組織の例です。本題はここからです。
IT化は中途半端に進んでいるものの、運用が伴っておらず情報の紐がスパゲティ状況なパターンです。何となく出来上がってしまった例というか。
業務も総務も営業も技術も担当者の入れ替わりが激しく、各担当者の記憶頼りで進むハズの業務フローも機能せず。
見積もりから請求までの一連の流れも毎度途中でふん詰まり状況で、無駄に時間が掛かり。古くから取引のあるお客さんの指定伝票を誰も知らなかったり。
お客さんからの問い合わせに対しても、根拠になる古い資料が書庫の何処にあるのかファイルサーバーの何処にあるのかも見当付かず。
IT化が上手く行っている会社は、例えばグループウエアの導入時に現状の業務フローをしっかり残すものです。
グループウエアはカスタマイズも色々可能ですが、なるべくなら標準機能に合わせた方が導入時のコストも抑えられますし「曖昧だった点は今後グループウエアに合わせる」みたいな妥協も必要で。
そして、入力の二度手間を省くのも重要で。グループウエアを導入するからには「これまであったこの作業をグループウエアのこの機能に置き換える」とか「機能を一つ増やすならこれまでの何かを二つ減らす」くらいのスタンスで無いと、二度手間のリスクは避けられず。これが守られないと、無駄な業務が増えるだけともなりかねず。
何よりも、この時点で業務フローが「見える化」出来るメリットがあります。(まともな企業ならグループウエアの導入に関わらず業務フローが残っているものですが)
業務フローが残っていれば第三者にも新入社員にも説明しやすいメリットが生まれます。説明する側もされる側にもメリットで。
グループウエアを導入しても、当初は入力作業ばかりで恩恵はほとんどありません。しかし、一年も経つ頃には素晴らしい紐付けが花咲き始めたりです。過去に販売した製品の対応履歴や、各担当との対応履歴等々が一瞬で確認出来て。
自分はその辺のシステム設計に25年くらい前から関わっています。当時はイントラネットとかいう言葉を使っていて、稟議書や通達といった文書は全てペーパーレスにする社内改革でした。
導入後も困った点が色々あって、その都度考えたものでした。例えば、購入稟議に必要だった商品のカタログをどうやって添付するか？とか。その為に全国の事業所にスキャナーを置くべきか？とか。(結果的に添付書類は無くす大胆な決定になりました)
話が戻ります。
何となく出来上がってしまった困った組織の例ですと、運が悪いと部門間の責任の擦り付け合いが生まれます。「それはこっちの仕事じゃない」とか「そんなの聞いてない」とかオゾマシいやり取りです。
アナログなやり方にしても、IT化が上手く行った例にしても、まともだったら一時間で片付く作業が半日経っても片付かないとか。
そして、慣れる前に人が入れ替わり、負の連鎖が続く中で社員どころか顧客も離れ、売り上げも落ち、協力会社に責任を擦り付けはじめたりとか。
赤字になった案件はトップダウンで協力会社への支払いを拒否し、板挟みになった経理担当はトップの居ない夕刻に嘆き。どうにも不幸を生むばかり。
こんなの誰も関わりたくないですよネ？
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